+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно формировать личное дело муниципального служащего

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок формирования дел - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело: формируем и оформляем

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.

Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу.

Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе посмотрите образец. На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, то есть прошить их в общем деле особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год.

В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем.

Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование. В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела образец приводится по ссылке :.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки.

Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье — Опись дел по личному составу. Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более листов, то формируется второй том?

И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома? Дело не должно превышать листов. На обложке дела и в описи указываются крайние даты документов каждого тома. Подскажите, пожалуйста, в личном деле сотрудников обязательно иметь свидетельство о браке? Копия свидетельства о браке подшивается в личное дело в том случае, если работник вступил в брак в период работы в данной организации.

Если брак был заключен ранее, то копия свидетельства о браке не включается, так как сведения о составе семьи, браке и др. Подскажите, пожалуйста, при сшивании личных дел на постоянный срок хранения первым идет приказ на увольнений или приказ на прием сотрудника? И еще вопрос: нет подлинников некоторых приказов, мы их заменяем копиями. Может ли сотрудник отдела делопроизводства заверить найденные копии или это должен сделать только сотрудник отдела кадров? Документы в личном деле размещаются в хронологической последовательности, поэтому первым будет приказ о приеме на работу.

Копию документа может заверить любой сотрудник организации. Подскажите, пожалуйста, каким образом оформляются описи при приеме или передаче личного дела госслужащего? В соответствии с Приказом Фед.

Есть мнение, что в текущую опись вписывается личное дело предыдущей гос. Очень хотелось бы ссылок на нормативный документ. Согласно Указу президента РФ от Об оформлении описи в Указе ничего не сказано. Обычно передача оформляется актом приема-передачи и сопроводительным письмом. Как правило, по новому месту службы заводится новое дело. Однако в некоторых органах ведение личного дела продолжается особенно если это одно ведомство. Нормативными документами это никак не регулируется.

В личное дело подшиваются копии личных документов паспорт, документы об образовании и др. Оно должно иметь соответствующий гриф, должны соблюдаться все нормы Закона о доступе к персональным данным. Тогда при любой проверке проблем не будет. Скажите, а может сотрудник при увольнении забрать личное дело? И на каком законном основании это можно если можно сделать. Это документ организации, он включается в опись дел по личному составу, и храниться в организации 75 лет по последнему изменению в ФЗ — 50 лет для документов с года.

Вы можете под роспись ознакомиться с материалами своего личного дела. Евгения, подскажите, как быть с личными делами работников на срочных трудовых договорах, которые увольняются и принимаются ежегодно в середине года. В этом случае можно порекомендовать вести одно личное дело на одного работника продолжать ведение дела. Нормативными документами это не регулируется, как, впрочем, и ведение личных дел вообще кроме гос. Можно ли документы личного дела педагога систематизировать, то есть 1. Документы, необходимые при приеме на работу.

Трудовой договор, изменения и дополнения к нему, доп. Документы об аттестациях. Документы о повышении квалификации. Постоянно мучаюсь вопросом, в какой последовательности должны располагаться документы в личном деле, когда оно уже передано в архив и должно прошиваться: 1. Из практики работы по оформлению личных дел могу подсказать такой порядок расположения документов: личный листок по учету кадров, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме, трудовой договор, копии личных документов в порядке значимости паспорт, документы об образовании, СНИЛС….

Далее все документы в хронологической последовательности. Подскажите пожалуйста, личное дело работника который уже был уволен с данной организации, и вернулся через некоторое время личное дело заводится новое, или можно продолжить в старой? Если перерыв между увольнением и приемом небольшой меньше года , то можно продолжить старое дело, в других случаях заводится новое личное дело. Подскажите, пожалуйста, в личное дело студента подшивается ли зачетная книжка и студенческий билет?

Можно ли их положить в конверт? Нумеровать их как один лист или нумеровать всю зачетную книжку? Зачетная книжка и студенческий билет вкладываются в конверт, вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте; вложения с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке.

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить факт пропажи личного дела давно уволенного сотрудника. Я недавно начала заниматься кадрами и обнаружила, что несколько дел сотрудников уволившихся в году отсутствуют. Каким именно документом оформляется данный факт? Была бы очень благодарна на ссылку на достоверную информацию по данному вопросу сама ничего не нашла.

Пропажа документов и дел оформляется актом. Это пункты 2. Какой заголовок присвоить такому делу? Можно ли туда же включать прочие заявления, докладные записки, объяснительные работников кроме заявлений о приеме и на увольнение?

Если нет, то какой заголовок будет у подобного дела? В заголовке дела указывается название документов и их содержание. Если приказы об отпусках подшиваются в одно дело с заявлениями, то заголовок в номенклатуре дел будет таким: Приказы руководителя организации и заявления работников об очередных оплачиваемых отпусках. Докладные, объяснительные записки работников, прочие заявления должны подшиваться в отдельные дела. Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Сейчас хотим провести архивацию кадровых документов за прошлые года первый раз.

Вот что меня интересуют. Хочется личные дела сразу оформить правильно, чтобы, если придется передавать их в гос. Вопрос заключается в том, как правильно архивировать личные дела.

Личные карточки форма Т-2 , как мне сказали архивируются отдельно. В личном деле тогда остаются анкета, Трудовой договор с доп. Все ли эти документы подлежат архивированию? Заранее спасибо. Все перечисленные Вами документы включаются в состав личного дела.

Вначале личного дела подшивается ещё личный листок по учету кадров. Подшиваются также заявления о приеме, переводе и увольнении и копии приказов о приеме и увольнении. Должны ли храниться в личном деле приказы о стажировке работника.

Приказ о допуске его к работе после успешного прохождения стажировки от 2 до 14 смен. Полного перечня документов, которые должны входить в состав личного дела, нет. Однако копии приказов о прохождении стажировки, о допуске к работе следует включить в личное дело, так как они непосредственно касаются трудового стажа работника. Передаем личные дела в архив на хранение и составляем описи. Поскольку срок хранения у дел разный 75лет, 50 лет и постоянный , то составляем 2 или 3 описи?

И как опись дел с постоянным сроком хранения будет называться: опись дел по личному составу или опись дел постоянного хранения?

Как формируются личные дела сотрудников?

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Предыдущая статья: Прибыль. Следующая статья: Страховые взносы для ИП в году. Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Дорогие читатели!

Личное дело работника

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать?

Какие документы хранятся в личном деле работника

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела. Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе.

Купить систему Заказать демоверсию.

Личное дело офицера МВД Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от Документы на персонал, уволенный после 1 января года, остаются в архиве на 50 лет.

Документы для личного дела работника и его формирование

Все работодатели обязаны вести личные карточки. А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение.

.

Как правильно сформировать личное дело работника

.

Как правильно сформировать личное дело работника по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет.

.

Как правильно формировать личные дела муниципальных служащих

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. myrtroti

    Вот это новость!